Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaiaSistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.

Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

FUNGSI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

PNGORGANISASIAN  PEGAWAI

Pengorganisasian adalah suatu  langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugawewenangseseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.

PNGARAHAN PEGAWAI

Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.

PENGENDALIAN PEGAWAI

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan

PENGADAAN PEGAWAI
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.

SELEKSI ORIENTASI DAN PENGANGKATAN

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.

Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

Sumber buku Administrasi Kepegawaian Karya Enceng

ASAL USUL DESA KENTHENG

Pada zaman dahulu terdapat sebuah batu dan pohon besar di sebuah desa, nenek moyang zaman dulu menganggap batu dan pohon itu keramat sehingga dusun itu di namakan KENTHENG.

Sampai saat ini batu besar itu masih ada tetapi pohon nya telah hilan

g dengan kata lain telah di babat habis oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 

Didusun kentheng kebanyakan penduduk berprofesi sebagai petan, sehingga potensi alam yang terdapat di dusun kentheng adalah : padi,ketela pohon, kacang kedelai,dan kacang tanah. Oleh sebab itu dusun kentheng di sebut juga tanaman tumpangsari( menghasilkan macam-macam tanaman). Dusun kentheng terdiri dari beberapa RT yaitu: 

1. RT 1 Trenggulasi. Pada zaman dahulu tepatnya pada masa penjajahan Belanda trenggulasi di namakan Tri Tanggul Asli (Tugu ketiga)
2. RT 2 Karangpelem. Karangpelem terdiri dari dua kata yaitu karang dan pelem, karang artinya pekarangan dan pelem artinya mangga.Menggapa di namakan karangpelem , itu karena di setiap rumah penduduk  terdapat pohon mangga. Coba saja berkunjung ke karangpelem , di setiap rumah penduduk terdapat pohon manggawalaupun hanya 1 atau 2 pohon, tetapi hampir semua pekarangan penduduk memiliki pohon mangga. Kalaupun ada rumah penduduk yang tidak memiliki pohon mangga berarti sudah di tebang,contohnya seperti halaman rumah saya.
3. RT 3. umbulsari. Dinamakan umbulsari karena memiliki sumber mata ait yang tidak pernah habis wazlaupun musim kemarau dan tidak pernah habis walaupun digungakan oleh banyak orang. Tidak hanya penduduk sekitar umbulsari, tetapi penduduk dari RT lain pun mengambil air dari umbulsari.
4. RT 4. Bulu rejo.Bulu rejo adalah nama sebuah pohon yang di anggap keramat olh penduduk sekitar. sehingga tempat itu di namakan bulu rejo
5. RT 5 yaitu terletek di dusun kentheng itu sendiri.

ETIKA SEORANG SEKRETARIS

PENAMPILAN SEKRETARIS

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. KONDISI FISIK

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hal menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

2. PERAWATAN BADAN

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

ETIKA SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1.CARA BERBUSANA,

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

b. Keadaan jasmani

c. Iklim

d. Bahan, warna, motif pakaian

e. Kosmetik

f. Asesoris

2. CARA BERBICARA

 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Hindari gosip

f. Jangan memotong pembicaraan

g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. CARA MENDENGARKAN

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. CARA DUDUK

a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c. Menyilangkan kaki karena capek duduk,
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5 CARA BERJALAN

a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.
d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,

e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. CARA MAKAN DAN MINUM

a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

CARA MINUM:

a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

c. Usahakan jangan sampai tumpah.

d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

BERI AKU CINTA

CINTA…….

Semestinya bahagia tetapi tiidak!

Hati ini masih berdebar-debar

Debaran yang tak pernah berhenti

Sebab rindu,sebab resah,sebab masih mengharap

Seperti nyla api yang ingin dipadamkan

Sedang setitik airpun tak kunjung dating

Sungguh debaran ini tak bias ku redakan

Sedang kedamaian jiwa ini selalu menagih

Dalam keramaian,dalam keceriaan beragam yang tengah menikmati cinta bersama kasih

Aku hanyalah jiwayaang menahan sepi             

Tinggal menyisahkan ruang hati bagi bunga

Yang ingin tumbuh di dalamnya

Dan menyediakan kebebasab untuk bersemi disudut manapun yang mereka mau

Namun kekosongan dalam ruang ati ini tak pernah terpenuhi,

Betapapun banayak jenis mereka mendiami sudut-sudutnya

Hatiku hampa kosong dan sepi

Tidak juga alunan Claire de cune ,

Tidak fur elice maupun menenangkan hati ku

Tidak syair-syair cinta chateubrian Shakespeare,

Atau courtiline mampu menjelaskan rindu

Aku tau kini bahwa sesungguhnya taka da

Sebenar-benar pijar cinta di ruang hati ku

Tak ada cinta yang mampu menjawab kerinduan di hati ku

Tak ada yang sanggup memberi cinta

FUNNY

Sim apa yang membinggungkan????????

Simpang siur............

TERIMA KASIH PETANI

Petani Ku,

Ku tahu engkau letih

Bekerja mambanting tulang

Tanpa kenal pamrih.........

       Petani Ku,

      Kw berangkat pagi......

      Pulang sudah petang.....

      Bersahabat panas terik.....

      Berteman dingin menghadang

Tiap Hari berharap dan berdoa

Memohon pada Tuhan........

Tanaman yang subur penuh berisi

Serta panen yang belimpah ruah

        Petani ku,

Sungguh nesar jasa mu bagi manusia

Kan Ku ingat segala payah mu

TERIMA KASIH PETANI KU
      
  

BONAMA SUPER JUNIOR

[All] Ddanddaranddan ddanddaranddan Ddanddaranddan ddadaddarabba
Ddanddaranddan ddanddaranddan Ddanddaranddan ddadaddarabba

Neon alg[SiWon]

ga malgga algga malgga neomu yebbeun miina

Nal michyeotdago malhaedo nan niga johda miina

[HeeChul]

Nuga jeonhaejwo My baby to my baby

Naega yeogi itdago malya

Gidarinda malya

([EunHyuk] Baby, you turn it up now)

[KyuHyun]
Neon gatabuta gatabuta mal jomhaera miina
Ni maeumeul gajyeotdamyeon geunyang naneun salmui Winner
[YeSung]
I sesangui ichiran ichiran Yonggi itneun jareul ddara
Na gateun nom malya

[RyeoWook]
Yetmale Say yeol beon jjikeumyeon neomeoganda eusseuk eusseuk eusseuk
[SungMin]
Geunyeoneun gangjeok ggeuddeokeobda bbijjuk bbijjuk bbijjuk
[RyeoWook]
Nan eoddeokhalgga eoddeokhalgga geunyeomani nae gwansimin geol geol geol

[All]
Bounce to you Bounce to you nae gaseumeun neol
Hyanghae jabhil sudo eobseul mankeum ddwigo itneungeol
Break it down to you down to you nae gaseumi neo
Neol gatji mothandamyeon meomchul georanda
(nal barabwara)

[EunHyuk/ShinDong]
Bolgga malgga bolgga malgga bolgga malgga na gateun namja
Bonchemanche bonchemanche bonchemanche dolaseo bwado
Bogobwado bogobwado bogobwado na bakke eobda
Bonamana bonamana bonamana (Baby you turn it up now)

[DongHae]
Mwol salgga salgga salgga salgga neoreul wihan seonmul
Oh~ michigetda saenggakman haedo johahal ni moseub

[KyuHyun]
Listen girl!
[DongHae]
Johahae

[KyuHyun]
Baby girl!
[YeSung]
Saranghae

[KyuHyun]
Namani neoreul wihan namja

[YeSung]
Deuleojwo bwa neoreul hyanghan gobaek

[RyeoWook]
Nae mamui say aeman taeuji malgo jebal ggeudeok ggeudeok ggeudeok

[SungMin]
I noryeok jeongdomyeon narado guhae giteuk giteuk giteuk
[RyeoWook]
Nan eoddeokharago eoddeokharago geunyeomani nae jeonbuin geol geol geol

[All]
Bounce to you Bounce to you nae gaseumeun neol
Hyanghae jabhil sudo eobseul mankeum ddwigo itneungeol
Break it down to you down to you nae gaseumi neo
Neol gatji mothandamyeon meomchul georanda
(nal barabwara)

[EunHyuk/ShinDong]
Bolgga malgga bolgga malgga bolgga malgga na gateun namja
Bonchemanche bonchemanche bonchemanche dolaseo bwado
Bogobwado bogobwado bogobwado na bakke eobda
Bonamana bonamana bonamana na bakke eobda

[LeeTeuk]
Nan deudyeo michilgeoya Pokbalhae beoril geoya

[HeeChul]
Deo motchamgesseo geunyeomanui milgo danggigi

[EunHyuk]
Oh jinjja michilgeoya nuga jom malryeobwabwa
Ireohge himdeul georan geol nuga malhaesseoyaji

[RyeoWook]
(It’s) True true nae gamjeongeun gal gosi eobseo
Nege matchwo beoringeol neon jal aljani
[KyuHyun]
How to keep loving you? Naega jinjja nege jalhalge
Idaero nal sseokhyeo dujima

[YeSung]
Gidarinda miina
[ShinDong]
Hope you’ll step to me, step to me
[YeSung]
Saranghanda miina

[ShinDong]
Bring it, sign to me, sign to me.
Hahahaha Hahahahaha

[RyeoWook/KyuHyub]
Geunyeoga imi nal barabol junbiga dwae isseotnabwa

[All]
Bounce to you Bounce to you nae gaseumeun neol
hyanghae jabhil sudo eobseul mankeum ddwigo itneungeol
Break it down to you down to you nae gaseumi neo
neol gatji mothandamyeon meomchul georanda (nal barabwara)

[EunHyuk/ShinDong]
Bolgga malgga bolgga malgga bolgga malgga na gateun namja
Bonchemanche bonchemanche bonchemanche dolaseo bwado
Bogobwado bogobwado bogobwado na bakke eobda
Bonamana bonamana bonamana na bakke eobda

Manajemen Perkantoran

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang  seefisien mungkin

Fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat

2. Untuk mencatat keterangan

3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.

4. Untuk memberi keterangan

5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.

2. Untuk mencatat keterangan

3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.

4. Untuk memberi keterangan

5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor

6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.

7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.

SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN

* Segi Tujuannya

Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.

* Segi Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. 

* Segi Kepegawaian

Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.

* Segi Metode / prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.

* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan

Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.

* Segi Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.

TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER

1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya

3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.

4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

LINGKUNGAN KANTOR

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.

SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR

1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.

2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.

3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.

4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.

KEUNTUNGAN  PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN SESUAI DENGAN SYARAT.

1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.

2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.

3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.

4. Ruang dapat diperluas.

KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA

Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat.

KEUNTUNGAN KANTOR BERSIFAT TERBUKA

1. Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.

2. Penghematan dalam luas pantai

3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.

4. Penghematan dalam penerangan.

KERUGIAN KANTOR TERBUKA

1. Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.

2. Suasana gaduh ( berisik)

3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai

4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu

 PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.

Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :

1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha ya

BAGAN-BAGAN PEKERJAAN

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.

MACAM-MACAM BAGAN PEKERJAAN

1. Bagan analisa pekerjaan

2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan

3. Bagan diagram digerakkan

4. bagan operasi

TUJUAN DARI BAGAN-BAGAN

1. Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.

2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.

3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.

4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.

PENGORGANISASIAN KANTOR

Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Alasan  pendirian organisasi kantor yaitu :

1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya

2. Organisasi mempengaruhi koordinasi

3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan

4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.

2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab

3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum

4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.

BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal

2. Bentuk horizontal

3. Bentuk circular

4. Bentuk semi Sircular

5. Bentuk Elliptical

6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)

SEKRETARIS

ETIKA DAN SYARAT SEORANG SEKRETARIS

A. Pengertian Sekretaris

ata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “

(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

H.W. Fowler dan F.G. Flower

secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters. b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.

Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.

(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

Louis C. Nanasay and William Selden

secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.

(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.

• Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
• Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya

• Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
• Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
• Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

• Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
• Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan
• Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

• Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
• Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

• Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
• Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
• Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

• Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
• Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
• Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
• Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
• Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

• Waktu dan tempat harus dipastikan
• Makan dan minum disediakan
• Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
• Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
• Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
• Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.

C. Rincian Tugas Sekretaris

Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :

1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :

• memproses surat masuk dan keluar
• mengonsep surat
• mengetik surat
• mengklasifikasi surat
• menggandakan warkat
• mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
• mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
• mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen

2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :

• menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
• mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
• menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin

4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon

5. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan

6. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat

7. Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan

8. Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya

9. Mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi

10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya

11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya

12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.

13. Mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank

14. Membuat laporan, menyusun data dan statistik

15. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan

16. Mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi

17. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.

18. Mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.

19. Menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi

20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan

D. Persyaratan Menjadi Sekretaris

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan

• Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
• �� Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan

• Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
• Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
• Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
• Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
• Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

3. Syarat Kepribadian

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :

• bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.

• Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.

• Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.

• Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)

E. Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan

sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara

terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik.

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara

lain :

• Makan makanan yang cukup gizinya
• Olah raga yang cukup
• Istirahat yang cukup
• Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan.

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut

Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

b. Perawatan Wajah/Muka

Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi

wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki

Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.

Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.

Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

3. Pakaian (Busana).

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.

b. Keadaan Jasmani

Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.

c. Iklim

Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.

d. Bahan, warna, motif pakaian

Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :

1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)

2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jing